Messaggi automatici Airbnb: quali inviare agli ospiti e quando (guida 2026)

Quali messaggi conviene automatizzare?

Automatizza ciò che è uguale per tutti e legato a una data, tieni manuale ciò che richiede una decisione. Un messaggio programmato non sa se l’ospite è in ritardo o se la caldaia si è rotta: sa solo che mancano due giorni al check-in.

• Benvenuto — subito dopo la prenotazione: ringraziamento, cosa succede adesso e link al check-in online.
• Promemoria del check-in online — qualche giorno prima dell’arrivo: perché serve (la legge italiana impone di registrare gli ospiti) e di nuovo il link.
• Istruzioni di arrivo — il giorno prima: indirizzo, come arrivare, parcheggio, orario del check-in.
• Controllo dopo la prima notte — una domanda breve («è tutto a posto?») per scoprire i problemi quando puoi ancora risolverli.
• Promemoria di check-out — la sera prima della partenza: orario, cosa fare con chiavi e rifiuti.
• Ringraziamento — 24–48 ore dopo la partenza, con una richiesta di recensione neutra.

Restano manuali reclami, eccezioni (check-out tardivo gratuito, sconti), rimborsi e contestazioni: lì serve una persona. Per migliorare il punteggio partendo dalla comunicazione, vedi come migliorare le recensioni su Airbnb e Booking.com.

Quando inviare ogni messaggio? Il calendario consigliato

Codice della porta e Wi‑Fi non dovrebbero partire in un modello uguale per tutti: con Maurice vengono rilasciati il giorno dell’arrivo, dall’orario di check-in, solo a check-in completato.

Come funzionano i messaggi programmati di Airbnb?

Airbnb le chiama risposte rapide programmate: modelli salvati nelle impostazioni dei messaggi che partono da soli in base a un evento — una nuova prenotazione, il check-in o il check-out — con l’anticipo o il ritardo che scegli, ad esempio 5 minuti dopo la prenotazione o 1 giorno prima del check-in alle 10:00. Vengono inviate nel fuso orario dell’annuncio e valgono per le prenotazioni in corso e future.

• Dettagli (segnaposto): nome dell’ospite, data di check-in, indirizzo, nome della rete Wi‑Fi, regole della casa e altri dati presi dall’annuncio e dalla prenotazione. Se un dato manca nell’annuncio, nel messaggio comparirà come non disponibile: completa l’annuncio prima.
• Scelta degli annunci: ogni risposta si applica agli annunci che selezioni, utile se gestisci più case con regole diverse.
• Prenotazioni last minute: se un messaggio è previsto 2 giorni prima del check-in e l’ospite prenota il giorno stesso, puoi decidere se inviarlo subito o saltarlo.
• Non sono attive di default: vanno create e programmate una per una.

E su Booking.com? Modelli, programmazione e risposte automatiche

Nell’extranet (o nell’app Pulse) crei modelli di messaggio con blocchi di informazioni che si compilano con i dati della prenotazione, come il nome dell’ospite, l’orario di check-in e il nome della struttura, e puoi allegare immagini. Con la programmazione dei modelli scegli quando inviarli: alla prenotazione, una settimana prima, tre giorni prima, un giorno prima, il giorno dell’arrivo e un giorno prima della partenza.

Le risposte automatiche invece rispondono alle domande frequenti (parcheggio, orari, tipo di letti) e alle richieste che rientrano nelle tue condizioni, usando i modelli che hai preparato.

Cosa aggiunge un assistente IA ai modelli programmati?

Un modello è un testo fisso inviato a un’ora fissa: funziona per le informazioni prevedibili e si ferma appena l’ospite scrive qualcosa di imprevisto.

Le due cose non sono alternative: il messaggio programmato porta l’ospite a Maurice, e da lì Maurice gestisce la conversazione: è sempre raggiungibile dall’ospite, 24/7, nella sua lingua e senza app né account. Per capire come un’IA può aiutarti con gli ospiti, leggi la guida all’intelligenza artificiale per affitti brevi.

Come inserire il link di check-in Maurice nel messaggio programmato di Airbnb?

1. 01

   Fai arrivare le prenotazioni a Maurice

   Le prenotazioni di Airbnb e degli altri portali, o del tuo PMS o channel manager, arrivano in Maurice in automatico, senza doverle inserire a mano: il nostro team ti aiuta a configurare tutto in pochi minuti. Vedi le integrazioni disponibili.

2. 02

   Prendi il link per gli ospiti

   In Maurice trovi il link al check-in online da inserire nel messaggio, uguale per tutti gli ospiti: ognuno ritrova il proprio soggiorno con il numero di prenotazione della sua conferma.

3. 03

   Crea la risposta rapida su Airbnb

   Dalla sezione Messaggi apri le impostazioni, gestisci le risposte rapide e creane una nuova: nome, testo con il link, annunci a cui si applica.

4. 04

   Programmala

   Collegala alla nuova prenotazione (ad esempio pochi minuti dopo) e, se vuoi, crea un promemoria qualche giorno prima del check-in con lo stesso link.

5. 05

   Fai una prova

   Con la prossima prenotazione verifica che il link si apra dal telefono e che il numero di prenotazione venga trovato. Poi ripeti su Booking.com con un modello programmato.

Ciao [nome dell’ospite], grazie per aver prenotato! La legge italiana ci chiede di registrare i dati di tutti gli ospiti: completa il check-in online prima dell’arrivo, servono pochi minuti e nessuna app → [link pagina ospiti Maurice]. Ti chiederà il numero di prenotazione, che trovi nella conferma di Airbnb. Nella stessa pagina puoi farci qualsiasi domanda sul soggiorno, a qualsiasi ora. Il giorno dell’arrivo, a check-in completato, riceverai le istruzioni per entrare. A presto!

Hi [guest first name], thanks for booking! Italian law requires us to register every guest, so please complete the online check-in before you arrive. It takes a few minutes and no app: [Maurice guest page link]. You’ll be asked for your reservation code, which you’ll find in your Airbnb confirmation. On the same page you can ask us anything about your stay, at any time. On arrival day, once check-in is complete, you’ll receive the instructions to get in. See you soon!

Come scrivere messaggi automatici che funzionano?

• Uno scopo per messaggio: l’informazione più importante nella prima riga, il resto dopo.
• Un’azione chiara: «completa il check-in online», «indicaci l’orario di arrivo».
• Niente dati sensibili in anticipo: codici e chiavi solo il giorno dell’arrivo, a registrazione completata.
• Almeno due lingue: italiano e inglese per i modelli; su Booking.com scegli la lingua di ogni modello.
• Segnaposto verificati: un dettaglio mancante nell’annuncio rende il messaggio incompleto.
• Revisione stagionale: orari, regole e parcheggi cambiano.

Se vuoi partire da testi pronti, usa i nostri modelli di messaggi per ospiti e la checklist del check-in per non dimenticare nulla tra prenotazione e partenza.