Alloggiati Web: come inviare le schedine degli ospiti (guida 2026)

Chi deve inviare le schedine ad Alloggiati Web?

L’obbligo nasce dall’art. 109 del TULPS (R.D. 773/1931): chi gestisce una struttura ricettiva deve comunicare alla Questura le generalità delle persone alloggiate. L’art. 19-bis del DL 113/2018 lo ha esteso esplicitamente alle locazioni brevi. Secondo le indicazioni delle Questure, devono inviare le schedine:

• hotel e strutture extralberghiere: B&B, affittacamere, case e appartamenti per vacanze;
• tutti i locatori o sublocatori che affittano immobili, o parti di essi, con contratti di durata inferiore a 30 giorni;
• chi gestisce alloggi con accesso automatizzato, per esempio con keybox o serratura a codice: il self check-in non elimina l’obbligo.

Come si ottengono le credenziali di Alloggiati Web?

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   Scarica il modulo della tua Questura

   Ogni Questura pubblica sul proprio sito il modulo di richiesta delle credenziali e l’indirizzo a cui inviarlo, di solito via PEC. Fai riferimento alla Questura competente per il territorio in cui si trova l’alloggio.

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   Allega quanto richiesto

   In genere servono il documento d’identità del gestore e i dati della struttura o dell’appartamento. L’elenco esatto cambia da Questura a Questura: controllalo prima di inviare.

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   Attendi l’abilitazione

   La Questura rilascia nome utente e password. Quella di Arezzo, per esempio, indica un termine di 30 giorni: chiedi le credenziali prima di pubblicare l’annuncio, non dopo la prima prenotazione.

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   Fai il primo accesso

   Accedi al portale Alloggiati Web e segui la procedura di sicurezza indicata: l’accesso prevede, oltre a utente e password, un codice temporaneo (OTP). Se perdi le credenziali, il portale ha una sezione per recuperarle.

Come si inviano le schedine, passo per passo?

Una volta abilitato, puoi inviare le schedine in tre modi: inserendole a mano nel portale, caricando un file prodotto da un gestionale nel formato previsto, oppure tramite il servizio web ufficiale, quello che usano i software di gestione. Ecco la procedura manuale, la più diffusa tra chi ha uno o due appartamenti:

1. 1Accedi al portale con utente, password e codice OTP.
2. 2Scegli il tipo di alloggiato: ospite singolo, capofamiglia con i suoi familiari, oppure capogruppo con i membri del gruppo.
3. 3Inserisci i dati anagrafici di ogni persona: cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza.
4. 4Per ospite singolo, capofamiglia e capogruppo aggiungi i dati del documento: tipo, numero e luogo di rilascio.
5. 5Indica la data di arrivo e il numero di giorni di permanenza.
6. 6Invia e controlla l’esito: il portale segnala gli errori di compilazione, e con la funzione «Analisi invii» verifichi cosa è stato trasmesso nella giornata.
7. 7Scarica la ricevuta e archiviala in formato digitale.

Entro quando vanno inviate e cosa rischi?

L’omessa comunicazione è una contravvenzione penale, non una semplice multa amministrativa, e si somma alle altre eventuali sanzioni, per esempio quelle sul CIN degli affitti brevi. Il limite delle 6 ore è quello che mette più in difficoltà: per un ospite che arriva alle 22 per una sola notte, la schedina va inviata entro le 4 del mattino (esempio ipotetico).

Quali sono gli errori più comuni?

• Dimenticare i minori. Vanno comunicati tutti gli ospiti, bambini compresi, di solito come familiari del capofamiglia.
• Rimandare a fine giornata. Con i soggiorni di una notte e il termine delle 6 ore, aspettare la sera può voler dire essere già fuori tempo.
• Ricopiare i documenti a mano. Ogni dato trascritto è un’occasione di errore: un numero di passaporto con una cifra sbagliata è una schedina sbagliata.
• Non scaricare le ricevute. Restano disponibili sul portale per un tempo limitato: se non le salvi, non hai la prova dell’invio.
• Pensare che la keybox esoneri. Anche con il self check-in l’ospite va identificato e comunicato: leggi la guida su quando il self check-in è legale.

Come gestire gruppi, soggiorni lunghi e più alloggi?

Famiglie e gruppi. Per una famiglia inserisci il capofamiglia con il documento e gli altri come familiari; per un gruppo di amici o colleghi, il capogruppo con il documento e gli altri come membri del gruppo. Tutti con i propri dati anagrafici.

Soggiorni lunghi. L’obbligo descritto dalle Questure riguarda le locazioni di durata inferiore a 30 giorni. Per i contratti più lunghi possono valere regole e adempimenti diversi: chiedi alla Questura o al tuo consulente e, se affitti a studenti o lavoratori, leggi la guida sul contratto transitorio.

Più alloggi. Ogni struttura fa riferimento alla Questura competente per territorio. Se gestisci appartamenti in città diverse, tieni un elenco aggiornato con l’utenza e la Questura di riferimento di ciascun alloggio, e conserva le credenziali in un luogo sicuro.

Come automatizzare l’invio delle schedine con Maurice?

La procedura manuale funziona, ma va ripetuta per ogni ospite e ogni prenotazione, anche di domenica sera. Con l’invio automatico ad Alloggiati Web di Maurice:

• inserisci una volta le credenziali Alloggiati Web della tua struttura;
• l’ospite completa il check-in online dal browser, senza app né account, e carica i documenti di tutti gli ospiti;
• Maurice invia le schedine in automatico, nei tempi previsti;
• le ricevute le trovi sempre nella dashboard, pronte da conservare;
• gli stessi dati vanno ai portali ISTAT con l’invio automatico a Ross1000, nelle regioni supportate.

A te resta solo confermare l’identificazione di ogni ospite dalla dashboard, di persona o in videochiamata: al resto pensa Maurice. Per tenere tutto sotto controllo usa la checklist del check-in ospiti.